Aos responsáveis pelos estandes na SEPEX:
* A montagem será no dia 18/10 (terça-feira) das 13h até as 19h. É importante que todo material de mobília ou de grande porte seja transportado para o estande neste dia.
* A desmontagem será realizada dia 22/10 (sábado), a partir das 13h.
* A organização providenciará transporte de ida e volta dos materiais dos laboratórios à tenda da SEPEX. O agendamento deve ser feito a partir das 13h do dia 18/10 para a montagem e a partir das 13h do dia 22/10 para a desmontagem, no local do evento.
* O transporte deve ser acompanhado por um representante do grupo para indicar os locais exatos onde se encontram os itens a serem transportados. Toda e qualquer ajuda dos participantes dos estandes para o transporte de material será bem-vinda.
* Os estandes serão entregues sem mobília, com um ponto de energia elétrica, iluminação e rede wireless (antena por conta do expositor). Qualquer ponto extra de energia deverá ser providenciado pelo expositor através de extensões.
* O expositor deverá providenciar ganchos para prender os banners (arame grosso dobrado de modo a encaixar no topo da divisória do estande). Não é permitido utilizar pregos ou tachinhas.
* Cada estande possui uma testeira (0,45 x 0,85cm) que deverá ser usada pelo expositor para a identificação do estande.
* Durante todo o horário de visitação do evento deverá haver pelo menos um representante do grupo no estande. Lembrando horário de visitação: das 9h às 19h, nos dias 19, 20 e 21/10, e das 9h às 13h nos dia 22/10.
* Haverá segurança 24 horas, durante todo o evento. Entre 19h30min e 8h horas não será permitida a permanência de qualquer pessoa na tenda.
* O layout com a localização dos estandes estará na página da SEPEX até o dia 17/10 (segunda-feira). Lembrando que os estandes foram organizados por áreas: comunicação, cultura, direitos humanos, educação, meio ambiente, saúde, tecnologia e trabalho.
* Durante todo o evento, desde a montagem até a desmontagem dos estandes, haverá uma comissão organizadora para esclarecer dúvidas e apoiar os coordenadores e participantes.
* Em caso de dúvida, não utilize o telefone. Encaminhe e-mail para sepex@reitoria.ufsc.br. Este e-mail está sendo lido e respondido praticamente em tempo real.
* Repasse este e-mail para todos os seus colaboradores.
Além disso:
1) O mapa com a localização de seu estande na lona da SEPEX pode ser encontrado em: http://extensao.prpe.ufsc.br/sepex/layout.html
2) Para agilizar a logística de entrada e saída de materiais da lona, por favor baixe e preencha a lista de materiais para entrega ao
serviço de sergurança, que pode ser encontrada em:
http://extensao.prpe.ufsc.br/sepex/lista-de-materiais-para-seguranca.pdf
ou em
http://sepex.ufsc.br/files/2011/10/lista-de-materiais-seguranca.pdf
3) Para facilitar a identificação dos colaboradores na entrada e saida dos materiais e durante o atendimento ao público, recomendamos o uso do crachá da SEPEX, cujo modelo básico pode ser baixado de:
http://extensao.prpe.ufsc.br/sepex/cracha-sepex-2011.pdf
ou em
http://sepex.ufsc.br/files/2011/10/cracha-sepex-2011.pdf
Atenciosamente,
Comissão Organizadora da 10ª SEPEX
Aos responsáveis por minicursos:
Como informado nas orientações gerais para a 10ª SEPEX, este ano a participação nos minicursos terá um custo de R$ 10,00 para cada minicurso que o participante desejar assistir. Além disso, as inscrições para participação estarão abertas inclusive durante o
evento. Devido a essas novidades, a logística de controle de frequência ficou um pouco mais complexa. Assim, considerando que com a cobrança a responsabilidade de todos aumenta, pedimos que leiam atentamente as seguintes instruções e divulguem entre seus
colaboradores:
1) Antes do minicurso o ministrante deve imprimir a lista de inscritos, que servirá como lista de presença. Para imprimir a lista, é preciso acessar inscricoes.sepex.ufsc.br, fazer o login, clicar em ‘minicurso:ministrante’, clicar no(s) nome(s) do(s) minicurso(s)
sob sua responsabilidade, clicar em ‘listar participantes’ e finalmente em ‘imprimir listagem’.
2) Como as inscrições estarão sempre abertas, o ministrante pode (e deve) acrescentar nomes e CPFs de pessoas presentes no minicurso que não estão na lista oficial, informando-os que para receberem o certificado deverão fazer a inscrição até o dia 22/10 e pagar a taxa até dia 24/10.
3) Além de colher a assinatura dos presentes, o ministrante deve anotar na lista de presença a informação ‘pago’ para aqueles que entregarem o boleto quitado.
4) Àqueles que não entregarem o boleto quitado, o ministrante deve informar que devem encaminhá-lo ao DPA/PREG ou DPE/PRPE, no 2o. andar da Reitoria, até dia 26/10 (note que a data de pagamento continua 24/10).
5) Nos casos de boletos emitidos para dois ou mais minicursos (R$ 20,00 ou mais), o participante deve entregar o boleto para o ministrante do último minicurso que frequentar. Os outros ministrantes devem anotar na lista de presença a condição de ‘pago’ e anotar no boleto o nome do minicurso sob sua responsabilidade.
6) O ministrante deve encaminhar a lista de presença e os boletos recolhidos para o DPA/PREG ou DPE/PRPE até o dia 26/10. Isso é fundamental para que os certificados possam ser emitidos.
7) Alunos em situação de vulnerabilidade sócio-econômica e professores (da rede pública ou privada, de qualquer nível) estão isentos do pagamento da taxa. Ambos devem fazer a inscrição, imprimir o boleto e anexar a ele a declaração do Serviço Social da PRAE, no caso dos alunos, cópia de documento comprobatório (carteira funcional, contracheque etc.), no caso de professores.
Os recursos arrecadados, descontadas as despesas bancárias e institucionais, serão revertidos aos responsáveis como serviços gráficos a serem disponibilizados em uma empresa do ramo. Devido à logística das operações e da licitação, o serviço somente poderá ser disponibilizado após o evento.
Em caso de dúvida, consulte a página da SEPEX (www.sepex.ufsc.br) para informações atualizadas ou encaminhe email para sepex@reitoria.ufsc.br.
Agradecendo a compreensão de todos e pedindo desculpas antecipadas pelos problemas que viremos a enfrentar.
Desejamos a todos um ótimo evento.
Atenciosamente,
Comissão Organizadora da 10ª SEPEX
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